Como Definir Prioridades Quando Tudo Parece Urgente

Talvez você já tenha ouvido falar daquela:

Estabeleça e diferencie o que é importante, urgente e trivial. Depois foque naquilo que é importante e tente delegar ou eliminar as outras.

Ótimo…

O problema é quando TUDO parece urgente, fica difícil saber qual tarefa fazer primeiro certo?!

Fiz esse vídeo com uma ideia de como encarar e lidar com essas situações.

Porque pode ter certeza:

Ter suas prioridades bem definidas na hora que tudo é urgente e importante é pra lá de importante. Até porque provavelmente há diferentes níveis de urgência e importância.

Então fica a pergunta:

Pode onde começar?

Assista agora o vídeo e deixe seu comentário logo abaixo.

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Como Definir Prioridades Quando Tudo Parece Urgente

Opa! Bruno Picinini por aqui. No episódio de hoje eu quero ensinar e passar uma dica para você de como estabelecer prioridades mesmo quando tudo parece urgente. Estou gravando esse vídeo na Biblioteca de Boston, nos Estados Unidos. É um lugar muito animal. Existem diversos lugares dentro da biblioteca para se trabalhar.

Notei algo relativamente engraçado aqui na cidade de Boston e em Nova York. O tempo inteiro passam bombeiros, polícia, ambulâncias ou alguma coisa fazendo uma gritaria na rua quando vão atender as pessoas que eles precisam atender.

Eu parei para pensar em uma coisa: onde estão todos os incêndios e para onde esses caminhões dos bombeiros estão indo? Eu não vi nenhum incêndio “ao vivo” até agora. Ainda assim, passam muitos caminhões dos bombeiros e viaturas da polícia.

Eu pensei sobre o assunto e falei sobre isso com um amigo meu. Daí me veio na cabeça uma analogia que pode servir como uma lição para nossos negócios online ou para nossa vida pessoal.

Muitos desses bombeiros que passam com a sirene a todo vapor não estão indo atender a um incêndio que está acontecendo naquele exato instante. Muitas vezes eles podem estar indo atender a um sinal de alerta, perigo ou até mesmo a possibilidade de algo que pode se tornar mais grave.

Se há a possibilidade de se tornar algo mais grave, eles precisam estar lá para diminuir a chance de qualquer problema acontecer. Se alguém estiver correndo risco, eles podem atender essa pessoa no exato momento em que chegarem ali.

O que isso tem a ver com os nossos negócios?

Nos nossos negócios e nas nossas vidas nós passaremos por muitas situações da mesma maneira, nas quais existem sinais de fumaça que podem nos alertar sobre um incêndio ou alguma outra coisa grave.

Muitas desses sinais acabam não gerando nada. A polícia não vai sair correndo disparando a sirene todas as vezes que virem um sinal de fumaça. Afinal, talvez possa ser simplesmente um cara fumando um cigarro na rua.

Então, não tem como atender a todos as possibilidades de incêndio. O ideal é que consigamos dividir dentro dos nossos negócios o que é um sinal de algo que possa se tornar uma emergência ou algo que já é uma emergência – e nesse caso precisamos parar tudo e atender isso.

Vale a pena pensar sobre isso e definir nos nossos negócios quais são os pontos que realmente se caracterizam como uma urgência. Posso dar alguns exemplos: Se você compra tráfego pago (via Facebook, YouTube ou o que for) e seu site sai fora do ar (o que já aconteceu), pode ter certeza que isso é uma urgência. É um fogo que você tem que apagar.

Aconteceu comigo de eu estar pagando 5 mil reais em anúncios, deu problema no servidor e o tráfego estava indo para o vácuo. Isso não é nada legal. Nada mesmo! Era dinheiro indo para o ralo.

Essa foi uma urgência na qual eu parei tudo o que estava fazendo para resolver. Mas existem muitas outros incêndios que não são urgências extremas: um link errado, um erro de ortografia… essas são coisas que você deve corrigir uma hora – afinal, você não quer deixar pontos errados no seu negócio. Mas se você for corrigir todos o tempo inteiro, você vai enlouquecer.

No meu negócio as prioridades são tudo aquilo que envolva clientes. Por exemplo: as pessoas não estão conseguindo acessar o site de membros. Isso é prioridade e urgência extrema. Eu imediatamente entro em contato com o pessoal do servidor, vejo porque isso aconteceu, porque não foi corrigido (porque é para ter alertas para que isso não aconteça) e resolvo o quanto antes.

Se eu estou com dinheiro investido diretamente nas fontes de tráfego, eu não vou querer que esse dinheiro vá para o ralo. Se algo acontecer ali, pode ter certeza de que vou considerar aquilo uma urgência. Todos os alarmes vão ser disparados e vou resolver aquilo o quanto antes. Caso contrário, vou perder muito dinheiro, muito rápido – o que não é nada legal.

Agora não me vem mais exemplos à cabeça. Mas o importante é, cada um no seu negócio, reconhecer que certas vezes haverão sinais de fumaça que podem se tornar mais complicados – esses valem a pena resolver antes que aconteçam. Caso eles aconteçam, você pode resolver com o mínimo de dano possível.

Mas existem outros que é melhor simplesmente deixar o “erro” lá por um tempo e focar nas coisas que dão mais resultados. Isso acontece não somente com empreendedores, mas também com pessoas que trabalham com empresas privadas: elas passam o dia todo apagando incêndios – ou pior, passam o dia procurando sinais de fumaça que nem iriam ser tão ruins assim.

Eu sempre falo essa dica, mas ainda me surpreendo que ainda há pessoas que não fazem isso: não abra seu email como a primeira coisa que você faz de manhã. Isso é o maior erro que você pode cometer, já que lá terão um monte de incêndios das outras pessoas.

Parecem que todos esses incêndios são extremamente urgentes. Mas muitos, quando você deixa alguns dias passar, a própria pessoa corrige ou acha a resposta daquilo que ela precisava. Então, não tenha medo de ignorar os emails – pelo menos pela manhã – e deixar para abri-los só à tarde.

Outras coisas como clientes e tráfego pago, você tem que monitorar. Existe um site chamado Uptime Robot no qual você pode criar monitores gratuitos para verificar se seu site está online.

Então, coloque-os nos seus sites principais – e principalmente nos sites de clientes – para te avisar no seu email e celular. Assim, se isso acontecer, os seus clientes não ficarão sem acesso e você estará ciente do problema.

Essa era a dica que eu queria passar para você hoje. Cuidado para não se tornar uma Nova York ou uma Boston – apesar delas terem muitas coisas bacanas para se fazer, como essa biblioteca aqui.

Às vezes eu não sei se algumas ambulâncias ou viaturas estão indo realmente atender algum caso ou se é uma prevenção de risco (o que é totalmente válido). Só tome cuidado para não apagar incêndios que são somente uma pequena chama que não vai incomodar se você deixa-la por uma semana enquanto você foca nas coisas que realmente interessam: criar anúncios, disparar emails, criar conteúdo. São essas coisas que crescem o negócio de verdade.

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Depois, eu recomendo que você visite o FeriasSemFim.com. Lá eu mostro um pouco mais sobre como criar um negócio online do zero. Você poderá também conhecer um pouco mais da minha história e trabalho.

Vou ficando por aqui. Um grande abraço e até mais.

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